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May 26, 2021

要如何規劃 Relocation,你不可不知道的10個提示

無論公司規模大小,Office Relocation 都會有很多工作需要安排,
因為公司業務不能停止運作,所以需要與多方協調,力求在最短的時間把 Relocation 事情安排好。
如果您需要 Relocation,可以參考以下提示,讓過程順利完成。


儘早開始計劃

每一次搬 Office 都需要儘早開始計劃流程,劃分各人需要負責的工作,
各人要如何做以及何時完成。否則,您可能會發現自己在最後一刻陷入困境。
除了為 Relocation 做好一切準備之外,您還需要製定一個計劃,確定到達新Office時的動線。



指定一位 Relocation 的負責人

即使已經劃分各人工作,亦需要指定一位 Relocation 的負責人來協助並跟進每個步驟以確保事情進展。
通常,最好的人選是行政助理,但您也可以選擇 ITAV Pro 所提供的專業 Relocation 服務,
由有多年 Relocation 經驗的項目經理來負責您的案子。



收集多間 Relocation 公司的資訊

我們建議您在決定 Relocation 之前,至少查詢三間提供 Relocation 服務的公司的報價。
如果沒有預算限制,可以僱用一家提供全套服務的 Relocation 公司,讓他們來為您處理所有包裝以及裝箱,卸和拆包裝。
那要如何獲得最準確的報價 ? 那就是邀請 Relocation 公司的項目經理來場地視察及了解。
因為有經驗的 Relocation 項目經理,可以根據你的實體空間和設備找出最快的 Relocation 次序。



分配各人整理自己的桌面

儘管會有專業的 Relocation 公司來負責流程及事務,但各人都需要負責自己的辦公桌面,
去篩選自己不需要的東西,減少不需要的東西跟隨到新公司並需要在 Relocation 公司到場之前收拾好。



IT 設備需要斷開及重新設置

搬 Office 最大麻煩就是斷開和重新設置所有 IT 設備,例如 Server , Firewall , VOIP 等等。
一旦知道 Relocation 日期後,請馬上與 IT 部門溝通,以便轉移 Office 所有 IT 設備。
如果沒有 IT 部門,可以找有經驗的 IT Relocation 公司或者外包給一些有 IT Relocation 服務的公司。
如果您要丟棄一些設備,請制定回收或捐贈計劃。

ITAV Pro 的服務包括: Relocation , IT Relocation , Server Room Relocation 可以一站式滿足您的需求。



了解大廈的規定

無論您 Office 要搬出或搬入的大廈,您需要了解大廈的規定。例如 : 是否只允許在非工作時間搬運設備,
以及升降機的高度限制。儘早從大廈管理部門獲取這些規定說明,可以減少不必要的問題發生。



⑦ 更改新地址

在知道新地址後立即訂購新名片,信紙,信封,及更改公司網頁的聯絡資料等。
確保更新資料告知客戶,最好在 Relocation 之前準備好所有已更新的文件,而不要冒着幾天或幾週沒有新文件的風險。



⑧ 勤於貼標籤

給打包的箱子貼標籤的動作很重要,特別是當您搬到新 Office 時,為了在移動過程中和移動之後可以快速找到各種設備。
您需要仔細地為每個箱子貼上標籤,這樣就不必在真正需要時找不到所需的物件。為了最大程度地提高效率,
請在每個打包的箱子上貼上一個標籤和一個數字,並保留一個相應的電子表格,其中列出每個包裝盒號及其中的物品。
但是當您到達新 Office 時,它將為你節省大量時間,而且每個人都可以輕鬆使用。



確保新埸地能容納現有設備

在搬進新場地前需要使用平面圖去核對各設備尺寸,不然會有新場地位置不夠而導致設置無處安放。



自行移動一些小東西

如有植物和私人的辦公用品之類的物品,我們建議您可以自行移動,讓你可以提前把它們安置在新的地點。


如對 ITAV Pro 提供的 Relocation 服務有興趣,歡迎到 IT Relocation 了解或聯絡我們會有專人為您講解。

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